Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Websites (insbesondere www.baebeca.de und www.sticky.de), für unser Kundenportal unter kundenportal.baebeca.de und für die Verarbeitung im Rahmen unserer Verträge und unserer Kommunikation mit dir.

1. Verantwortlicher

Baebeca® Solutions GmbH Brink 1, 51647 Gummersbach Telefon: 02261-81616-0 E-Mail: support@baebeca.de

Weitere Angaben findest du in unserem Impressum.

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns unter support@baebeca.de.

2. Datenschutzbeauftragter

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG). Ansprechpartner für Datenschutz: support@baebeca.de.

3. Hosting und Sicherheit

Unsere Websites, das Kundenportal und unsere Dienste betreiben wir auf eigener Infrastruktur in eigenen Rechenzentren in Gummersbach. Alle Verbindungen zu unseren Websites und zum Kundenportal sind per TLS verschlüsselt. Schriftarten laden wir lokal von unseren eigenen Servern; eine Verbindung zu externen Schriftanbietern besteht nicht.

4. Aufruf unserer Websites und des Kundenportals, Mailserver

Bei jedem Aufruf verarbeiten wir technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Seiten auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb)
• Speicherdauer: Server-Logdateien löschen wir nach 14 Tagen.

Beim Versand und Empfang von E-Mails über unsere Mailserver protokollieren wir Absender- und Empfängeradresse, beteiligte IP-Adressen, Zeitpunkt und Zustellstatus, um die Zustellung zu sichern, Fehler zu analysieren und Spam und Angriffe abzuwehren.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und zuverlässigen Mailbetrieb)
• Speicherdauer: Mailserver-Logdateien löschen wir nach 90 Tagen.

5. Cookies und Einwilligungen

1. Technisch notwendige Cookies setzen wir ohne Einwilligung ein, z. B. für die Anmeldung im Kundenportal oder den Schutz von Formularen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Das Kundenportal verwendet ausschließlich solche technisch notwendigen Cookies.
2. Alle anderen Cookies und Dienste nutzen wir nur mit deiner Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
3. Auf unseren WordPress-Websites verwalten wir Einwilligungen mit dem Plugin Borlabs Cookie. Es speichert deine Auswahl in einem Cookie auf deinem Gerät: 365 Tage bei Zustimmung, 182 Tage, wenn du nur essenzielle Cookies zulässt. Daten an den Hersteller des Plugins übertragen wir nicht. Deine Einwilligung kannst du jederzeit über das Cookie-Symbol auf der Website widerrufen oder ändern.

6. Webanalyse mit Matomo

Mit deiner Einwilligung werten wir die Nutzung unserer Websites mit Matomo aus. Matomo betreiben wir ausschließlich auf unseren eigenen Servern; Daten gehen nicht an Dritte. Deine IP-Adresse wird gekürzt.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG
• Widerruf: jederzeit über die Cookie-Einstellungen

7. Live-Chat

Mit deiner Einwilligung binden wir einen Live-Chat ein. Anbieter ist die Lime Connect GmbH (ehemals Userlike), Köln. Das Chat-Fenster wird über Server in der EU (Irland) geladen. Verarbeitet werden deine Chat-Nachrichten, die Angaben, die du im Chat machst, sowie technische Daten wie IP-Adresse und Browser. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG; bei Anfragen zu Verträgen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Widerruf: jederzeit über die Cookie-Einstellungen

8. Kontakt und Support

Wenn du uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular, Chat oder über das Kundenportal kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben, um dein Anliegen zu bearbeiten. Anfragen aus dem Kundenportal enthalten zusätzlich technische Angaben zur Sitzung, z. B. IP-Adresse und Browser, damit wir Fehler schneller finden.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit deine Anfrage einen Vertrag betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Speicherdauer: drei Jahre nach Abschluss der Anfrage, soweit keine längeren Aufbewahrungspflichten bestehen

Telefonate zeichnen wir nicht auf.

Zum Schutz unserer Formulare vor Missbrauch setzen wir ein Sitzungs-Cookie ein und speichern einen Hashwert deiner IP-Adresse mit einem Zähler für höchstens eine Stunde.

Meldest du uns rechtswidrige Inhalte an abuse@baebeca.de, verarbeiten wir deine Meldung, deinen Namen und deine E-Mail-Adresse, um sie nach dem Digital Services Act zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 16 DSA). Den betroffenen Kunden informieren wir über die Meldung; deine Identität geben wir nur weiter, soweit das zur Prüfung erforderlich ist. Die Speicherdauer entspricht der von Support-Anfragen.

9. Kundenkonto und Kundenportal

Für das Kundenportal legen wir ein Kundenkonto an. Die Anmeldung erfolgt über unsere zentrale Anmeldeinstanz unter login.baebeca.de. Dabei verarbeiten wir:

• Name, E-Mail-Adresse und Benutzername
• Anmeldedaten und, falls eingerichtet, Daten zum zweiten Faktor (z. B. Passkey oder Authenticator-App)
• Rolle und Zugehörigkeit zu deinem Kundenkonto
• Anmelde- und Sicherheitsprotokolle mit IP-Adresse und Zeitpunkt
• ein Änderungsprotokoll über Aktionen im Kundenportal, z. B. Buchungen, Kündigungen und Änderungen der Stammdaten

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), für Sicherheitsprotokolle Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Speicherdauer: Anmelde- und Sicherheitsprotokolle 90 Tage; das Änderungsprotokoll für die Vertragsdauer und drei weitere Jahre

10. Bestellungen, Verträge und Abrechnung

Für Abschluss und Durchführung von Verträgen verarbeiten wir deine Stammdaten (Name, Firma, Anschrift, Kontaktdaten), Vertragsdaten, Abrechnungs- und Zahlungsdaten (z. B. IBAN und SEPA-Mandat) sowie bei Bestellungen im Kundenportal IP-Adresse und Zeitpunkt der Bestellung. IBANs zeigen wir in Mails und Protokollen nur maskiert an.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Speicherdauer: Vertrags- und Stammdaten bis drei Jahre nach Vertragsende; Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)

Die Angaben, die wir für den Vertrag benötigen (Pflichtangaben), musst du uns bereitstellen; ohne sie können wir den Vertrag nicht schließen oder durchführen. Eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, besteht im Übrigen nicht. Hat uns ein Kunde deine Daten mitgeteilt, z. B. als Ansprechpartner, Nutzer eines Kundenkontos oder Domain-Inhaber, stammen sie von diesem Kunden.

11. Domains

Bestellst du eine Domain, übermitteln wir die Inhaberdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten) an die zuständigen Registrare und Registries. Diese veröffentlichen sie teilweise nach ihren Vergaberichtlinien in Auskunftsdiensten (Whois/RDAP). Registries außerhalb der EU unterliegen den dortigen Regelungen.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

12. KI-Leistungen

Nutzt du unsere KI-Leistungen, verarbeiten wir deine Eingaben und die erzeugten Ergebnisse. Je nach gewähltem Modell geben wir deine Eingaben an Anbieter von KI-Modellen weiter. Diese sitzen teilweise in den USA. Die Übermittlung stützen wir auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) oder auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Welches Modell du verwendest, ist für dich erkennbar; Modelle mit Verarbeitung in Deutschland stehen zur Auswahl.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Für Unternehmer gilt bei Verarbeitung in ihrem Auftrag unser Vertrag über die Auftragsverarbeitung.

13. Widerruf und Kündigung über unsere Formulare

Erklärst du einen Widerruf oder eine Kündigung über die Formulare „Vertrag widerrufen“ oder „Vertrag kündigen“, verarbeiten wir deine Angaben (Name, Kundennummer bzw. Anschrift, Vertrag, E-Mail-Adresse, ggf. Grund) sowie IP-Adresse und Zeitpunkt. Wir ordnen die Erklärung deinem Vertrag zu, bestätigen dir den Eingang und informieren zusätzlich die bei uns hinterlegte Kontaktadresse des Vertrags.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO
• Speicherdauer: wie die Vertragsdaten

14. Bewerbungen

Bewirbst du dich bei uns, verarbeiten wir deine Angaben und Unterlagen, um über ein Beschäftigungsverhältnis zu entscheiden. Intern erhalten nur die am Verfahren beteiligten Personen Zugriff.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses); die Aufbewahrung nach Abschluss des Verfahrens zur Abwehr möglicher Ansprüche, z. B. nach dem AGG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Speicherdauer: bis zu sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens; länger nur mit deiner Einwilligung, bei einem Rechtsstreit oder bei einer Einstellung

15. Empfänger

Wir geben deine Daten nur weiter, soweit es für die genannten Zwecke nötig ist, an:

• Kreditinstitute für Zahlungen und SEPA-Lastschriften
• Dienstleister für unsere Buchhaltung
• Registrare und Registries für Domains
• Versand- und Transportdienstleister bei Warenlieferungen
• Anbieter von KI-Modellen bei Nutzung unserer KI-Leistungen
• den Anbieter unseres Live-Chats, wenn du ihn nutzt
• Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig sind, haben wir nach Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.

16. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur bei der Nutzung von KI-Leistungen (Abschnitt 12) und bei Domains mit Registries außerhalb der EU (Abschnitt 11) statt, jeweils auf Grundlage der Art. 44 ff. DSGVO. Eine Kopie der jeweiligen Garantien (z. B. der Standardvertragsklauseln) kannst du unter support@baebeca.de anfordern.

17. Speicherdauer im Überblick

• Server-Logdateien: 14 Tage
• Mailserver-Logdateien: 90 Tage
• Anmelde- und Sicherheitsprotokolle: 90 Tage
• Änderungsprotokoll im Kundenportal: Vertragsdauer und drei weitere Jahre
• Vertrags- und Stammdaten: bis drei Jahre nach Vertragsende
• Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre
• Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre
• Support-Anfragen: drei Jahre nach Abschluss
• Bewerbungen: bis sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens

Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten.

18. Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

• Auskunft über deine Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir deine Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Wende dich dafür an support@baebeca.de.

19. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf www.ldi.nrw.de

20. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

21. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.